COORDINADOR ADMINISTRATIVO – COLOMBIA/VENEZUELA

DESCRIPCIÓN BREVE:

El Coordinador Administrativo se encarga de gestionar e implementar todos los procedimientos administrativos (contables, financieros, de recursos humanos, etc.) de HEKS/EPER en Colombia y Venezuela, con una estructura binacional.

CUALIFICACIÓN MÍNIMA:

Título universitario en economía, finanzas o rama similar.

Imprescindible: nacionalidad colombiana.

EXPERIENCIA REQUERIDA:

1. Al menos cinco años de experiencia en una función de finanzas en una ONG internacional u organización sin ánimo de lucro.
2. Capacidad demostrada para la elaboración de presupuestos, previsión del flujo de caja y análisis y supervisión financiera.
3. Excelente conocimiento de todas las normas de contabilidad nacionales e internacionales relevantes.
4. Capacidad demostrada de dar apoyo, orientación y formación a las partes interesadas internas y externas.
5. Experiencia laboral previa en supervisar y generar informes financieros para concursos y mandatos con financiación internacional.
6. Experiencia en la gestión de recursos humanos.
7. Conocimientos de procesos logísticos, en especial conocimiento de estándares aplicables a procedimientos de aprovisionamiento.
8. Deseable: experiencia demostrable en la gestión de proyectos financiados por UNICEF.

HABILIDADES REQUERIDAS

1. Excelentes capacidades de análisis y conceptualización.
2. Orientación para trabajar por objetivos. Capacidad para trabajar de forma flexible, y de desarrollar y adaptarse a múltiples tareas al mismo tiempo.
3. Buenas capacidades de comunicación y dominio de conversación de inglés (hablado y escrito).
4. Capacidad para trabajar en entornos complejos y para garantizar que las partes implicadas internas y externas cumplan los plazos (buenas capacidades de priorización y gestión del tiempo).
5. Capacidad de garantizar que las partes implicadas internas y externas entiendan y cumplan debidamente los procedimientos y directrices de HEKS/EPER.
6. Excelentes capacidades en informática y TI (en concreto en Microsoft Excel y software de contabilidad).
7. Persona diligente y de confianza que preste la atención apropiada a los detalles.
8. Excelente capacidad para trabajar en equipo y habilidades sociales.
9. Buen conocimiento de la legislación y de las obligaciones locales relevantes (laboral, fiscal, seguridad social, etc.).
10. Disponibilidad para viajar a nivel local y nacional.
11. Actitud de trabajo profesional, cooperativa, eficiente y efectiva.
12. Capacidad para trabajar bajo presión, con fechas límites.
13. Capacidad para trabajar de manera autónoma.
14. Excelente capacidad de planificación y organización. Debe ser capaz de predecir riesgos y proponer soluciones alternativas.
15. Buenos conocimientos de Inglés son deseables.

Estrategia

• Conocimiento de los protocolos y políticas administrativas de HEKS/EPER, y difusión e implementación de éstas entre el equipo y las contrapartes.
• Contribución a la escritura de la estrategia de HEKS en el país, en coordinación con el Director País.
• Identificación de recursos necesarios, materiales y humanos, para la implementación de la estrategia, y operacionalización de estos a través de propuestas y proyectos.
• Trabajo con donantes y contrapartes en la identificación de oportunidades de financiación, en línea con la estrategia de país.
• Identificación y previsión de costes, actualizando y revisando periódicamente el Plan de Cobertura de Costes de HEKS Venezuela.
• Identificación de riesgos país, en especial los asociados a costes.

Propuestas e informes

• Confección de presupuestos para propuestas, en coordinación con el Director País y el resto del equipo, así como de otros aspectos administrativos: plan de compras, definición de necesidades de recursos humanos, etc.
• Contribución a la escritura de propuestas según sea necesario. Conocimiento e implementación de las exigencias del donante respectivo.
• Escritura de informes tanto internos como externos (destinados a donantes u otras contrapartes, según sea necesario), según el calendario establecido y siguiendo los formatos correspondientes, y sumisión al Director País para su revisión.
• Revisión y validación de informes financieros de contrapartes de acuerdo con lo establecido en el convenio respectivo.

Implementación de programas

• Seguimiento presupuestario mensual de todos los proyectos en curso, delegando cuando sea necesario en los administradores locales.
• Seguimiento de actividades y coherencia entre actividades y gasto presupuestario, así como previsión de gastos en colaboración con jefes de proyecto.
• Capitalización y archivo de documentos y buenas prácticas.
• Gestión y supervisión de consultores externos, según sea necesario y a petición del Director País.
• Supervisión de los procesos administrativos de las contrapartes, incluyendo seguimiento financiero, apoyo y formación, revisión de presupuestos de contrapartes, cumplimiento de plazos, flujos de caja, etc.
• Evaluación de las capacidades financieras y administrativas de contrapartes, y análisis y prevención de riesgos en las relaciones con ellas.

Gestión de Oficina País

• Mantener un sistema administrativo y financiero de oficina conforme con todas las políticas y procedimientos de HEKS/EPER, pero principalmente con las Directrices Financieras y Administrativas sobre el Terreno (FFAG).
• Gestión contable, manteniendo una contabilidad informatizada.
• Revisar, aprobar y pagar facturas y nóminas mensualmente para su contabilidad.
• Garantizar que todas las transacciones financieras de la oficina del país tengan el menor riesgo posible: pagos realizados por transferencias bancarias con doble firma, banco de confianza, separación de funciones, etc.
• Garantizar el cumplimiento de todos los requisitos y obligaciones legales locales (en materia fiscal, de seguridad social, etc.).
• Garantizar la preparación de la documentación para auditorías, y asegurar que éstas se realicen a tiempo, así como la aplicación de las recomendaciones de la auditoría.
• Garantizar que los procedimientos de contratación de HEKS/EPER se sigan debidamente.
• Garantizar que se cumplan los procedimientos de recursos humanos de HEKS/EPER y apoyar al Director País en todas las tareas necesarias.
• Preparación de documentos periódicos para su aprobación por el Director País y, en su caso, envío a la sede, incluyendo peticiones de tesorería.
• Mantener un sistema de documentación y archivo completo y estructurado físico y electrónico (documentos de contabilidad, documentos de recursos humanos, documentos de proyecto).
• Gestión de recursos humanos: procedimientos de reclutamiento, seguimiento de vacaciones y horas extras, gestión de contratos, etc.
• Mantener un sistema de archivado apropiado para los proyectos que incorpore todos los aspectos del trabajo de HEKS/EPER de acuerdo con las FFAG.
• Atraer, motivar y retener a las personas de su equipo; desarrollar tanto las capacidades individuales y como las grupales; crear un clima positivo de trabajo y gestionar el desempeño de las personas del equipo.
• Gestión de la relación con la firma de abogados con la que trabaja HEKS/EPER.

Formación

• Basado en la evaluación periódica de necesidades de formación, recopilar un plan de formación para toda la misión y envío al Director País para su revisión. Planificación de recursos y procedimientos necesarios para su implementación.
• Capitalización de sesiones de formación.

PEAS

• Examinar las pasadas violaciones de la política de protección contra la explotación y los abusos sexuales, así como las violaciones de otros códigos de conducta y políticas (como podrían ser el fraude, la corrupción o el abuso de poder), durante el proceso de reclutamiento
• Asegurarse de que todo el personal firme el código de conducta de la organización
• Incorporar una cláusula relativa a la PEAS a los contratos y acuerdos contractuales formalizados con el personal, también al realizar subcontrataciones
• Facilitar la comunicación con el personal en el curso de las investigaciones iniciadas tras una denuncia por EAS
• Conservar los documentos del personal vinculados a la PEAS, en particular los códigos de conducta firmados