CONTEXTO ORGANIZACIONAL
El Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas (WFP, por sus siglas en inglés) es la organización humanitaria que salva vidas y cambia vidas, brindando asistencia alimentaria en emergencias y trabajando con las comunidades para mejorar la nutrición y crear resiliencia.
Por sus esfuerzos por luchar contra el hambre, su contribución a mejorar las condiciones de paz en las zonas afectadas por conflictos y por actuar como motor de los esfuerzos para prevenir el uso del hambre como arma de guerra y conflicto, el WFP fue galardonado con el Premio Nobel de la Paz en 2020.
El WFP está presente en Ecuador desde 1964, como un socio innovador que apoya las políticas gubernamentales con el fin de promover la seguridad alimentaria y nutricional, igualdad de género y soberanía alimentaria; dirigiendo sus acciones en apoyo de las poblaciones más vulnerables.
El Plan Estratégico de País del WFP 2023-2027 se centra en garantizar el acceso a alimentos antes, durante e inmediatamente después de emergencias, desastres y crisis prolongadas; poner fin a la malnutrición, en especial la desnutrición crónica infantil; lograr la seguridad alimentaria y avanzar hacia la consolidación de sistemas alimentarios sostenibles, equitativos e integradores, a la vez que mejoren la resiliencia frente a los efectos del cambio climático; y proporcionar servicios que apoyen las operaciones de instituciones gubernamentales y socios humanitarios (Más información en https://es.wfp.org/paises/ecuador).
En este nivel, los titulares de estos puestos se ocupan de llevar a término una serie de procesos y actividades de adquisición que requieren un cierto nivel de interpretación de las directrices y prácticas estándar. Además, pueden recomendar líneas de acción directas al personal, y asignar tareas y prestar apoyo técnico a otros funcionarios.
FINALIDAD DEL PUESTO
Ejecutar y aplicar directrices, procesos y procedimientos apropiados para sostener la prestación eficiente y eficaz de los servicios de compra.
RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (lista indicativa y no exhaustiva)
1. Realizar actividades administrativas de compras de manera oportuna y eficiente, para ayudar al personal de categoría profesional en la adquisición de bienes y servicios para ejecutar operaciones eficientes sobre el terreno.
2. Recopilar datos y preparar y distribuir documentos, para apoyar programas y actividades operacionales en materia de compras que alcancen buenos resultados (p. ej., convocar licitaciones, evaluar las ofertas y negociar/adjudicar contratos), garantizando que se apliquen los procesos estándar.
3. Revisar, registrar y ordenar por prioridad las solicitudes de compra, velando por que se reciba toda la documentación justificativa y haya fondos disponibles, para hacer posible la adquisición de bienes y servicios.
4. Coordinar y supervisar la expedición de las solicitudes de compra, verificando la recepción y la inspección de los productos, y poniendo en práctica medidas de seguimiento para garantizar que los suministros lleguen a la Sede y a las operaciones sobre el terreno.
5. Buscar, recopilar y presentar información en formatos estándar, para poder tomar decisiones informadas y garantizar la coherencia de la información que se presenta a las partes interesadas.
6. Actualizar, gestionar y mantener bases de datos y registros pertinentes, para velar por que la información sea exacta, esté organizada, resulte accesible y responda a las obligaciones de presentación de informes.
7. Mantener el contacto con sus homólogos internos para sostener la armonización de las actividades de adquisición con programas más amplios y garantizar un enfoque coherente en la atención de las necesidades de asistencia alimentaria.
8. Proporcionar apoyo técnico y/o asignar trabajo a otros funcionarios de apoyo, con el fin de ayudarlos a llevar a cabo tareas estándar de conformidad con las normas y los plazos convenidos.
9. Aplicar las prácticas estándar de preparación en emergencias para ayudar al PMA a intervenir con rapidez y enviar los alimentos y los recursos necesarios a las zonas damnificadas al comienzo de una crisis.
OTROS REQUISITOS DEL PUESTO
. Familiaridad con procesos de adquisiciones o gestión de proveedores.
. Manejo de sistemas de gestión de compras o ERP (SAP).
. Atención al detalle y habilidades organizativas.
. Habilidad para trabajar en equipo y bajo presión.
EXPERIENCIA Y CUALIFICACIONES ESTÁNDAR MÍNIMAS REQUERIDAS
Formación
Finalización del ciclo de educación secundaria. Se valorará la presentación de un certificado de educación postsecundaria en la esfera funcional correspondiente.
Experiencia
Cinco años como mínimo de experiencia profesional con responsabilidades cada vez mayores en la esfera operativa correspondiente.
Conocimientos
Competencia en el empleo de equipo de oficina y paquetes y competencias: informáticos, como Microsoft Word, Excel y otras herramientas.
Idiomas
Nivel de español fluido. Nivel de inglés intermedio (deseable).
EXPERIENCIA DESEABLE PARA DESEMPEÑAR ESTA FUNCIÓN
- Experiencia en actividades de adquisición.
- Experiencia en la realización de análisis y elaboración de informes.
- Experiencia de trabajo diario con proveedores u otras terceras partes.
TÉRMINOS Y CONDICIONES
Posición: Asistente de Adquisiciones
Unidad: Cadena de Suministros
Tipo de Contrato: Contrato de Servicios SC-5
Lugar de Trabajo: Quito, Ecuador
Duración de Contrato: 12 meses con posibilidad de extensión.
La posición está abierta a ciudadanas y a ciudadanos ecuatorianos y a residentes legales con permiso de trabajo en Ecuador.
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How to apply
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